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Emissão de nota fiscal eletrônica: como funciona?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) se tornou uma realidade para as empresas do Brasil. Ela é uma tecnologia que facilita o processo de emissão da nota fiscal, além de permitir que o documento seja consultado na internet e reduzir gastos com papel.

Mas como ela funciona? O que muda em relação ao modelo tradicional? Quais são as principais vantagens da nota fiscal eletrônica? Saiba a resposta dessas perguntas e entenda como funciona a NF-e para utilizar em seu negócio.

O que é a NF-e?

O sistema tradicional de nota fiscal funciona da seguinte forma: a empresa emite uma nota em papel, uma via vai para o cliente, uma via fica na empresa e a terceira é enviada para o contador registrá-la no fisco.

É utilizado um papel específico, feito em gráfica, que se considera como nota fiscal. Já na NF-e, a nota de papel é apenas um comprovante e pode ser impresso quantas vezes forem necessárias. O que vale é o arquivo que foi enviado eletronicamente, através da internet, por parte da empresa para o fisco estadual.

O conceito do funcionamento é bastante simples. A empresa que realizou a venda emite eletronicamente um arquivo em XML, o assina digitalmente e transmite para a Secretaria de Fazenda Estadual. O Fisco fará a pré-validação da nota, autorizando a operação comercial e permitindo que a empresa imprima, em papel A4 comum, quantas vezes forem necessárias.

O documento que tem o objetivo de acompanhar o trânsito da mercadoria e facilitar a consulta é chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). A Receita Federal atua como o repositório nacional das NF-e. Tanto empresas como clientes podem, a partir do número registrado no DANFE, consultar a nota e imprimí-la quantas vezes achar necessário, basta estar conectado à internet.

As vantagens no uso da NF-e

Entre as principais vantagens da nota fiscal eletrônica está a facilidade de armazenamento. No modelo de papel é necessário guardar todas as notas até o prazo decadencial, o que dificulta a consulta e acumula documentos.

Para empresas com grande volume de operações comerciais, a simples economia com o armazenamento dessas notas representará um valor considerável. A consulta, feita através do site da Receita Federal, também se torna bastante simples.

Como dito anteriormente, o DANFE pode ser impresso em papel A4 comum, sem a necessidade do papel especial usado no modelo tradicional, o que também representa economia para o contribuinte.

O sistema também tem o objetivo de reduzir consideravelmente a possibilidade de fraude, já que o registro e a pré-aprovação é totalmente feita online, com necessidade de validação das Secretarias de Fazenda de cada estado.

A NF-e ainda facilita o processo de intercâmbio de informações entre os fiscos estaduais, o que pode reduzir as fraudes interestaduais. A redução de fraudes representa aumento de arrecadação sem aumento da carga tributária, o que favorece aqueles que já cumpriam com suas obrigações fiscais.

Como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica

Agora que você já sabe o que é a Nota Fiscal Eletrônica, é preciso entender que quem regulamenta a emissão de Nota Fiscal é o estado. Com isso, podem haver algumas pequenas diferenças nos processos entre um estado e outro no Brasil.

Para começar a emitir uma NFe, o contribuinte precisa se credenciar na unidade federada em que estiver inscrito pelo ICMS. Depois de se cadastrar na Secretaria da Fazenda, quando emitir uma nota fiscal eletrônica, precisa colocar as informações referentes ao serviço prestado ou produto vendido. Também precisa assinar o arquivo digitalmente e garantir a integridade de todos os dados fornecidos.

Você vai precisar adquirir um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Existem estados que oferecem gratuitamente o sistema para download no próprio site da Secretaria da Fazenda. O emissor gratuito de notas fiscais é oferecido pelo governo por meio de uma parceria entre a Sefaz e o Sebrae. Para fazer o download, acesse este link no portal do Sebrae.

Para a emissão de Nota Fiscal, você irá precisar informar alguns dados, necessariamente. São eles: nome da empresa, CNPJ, endereço da empresa, data da transação, descrição dos serviços realizados e o valor total pelo trabalho.

Depois de emitida, você poderá conferir os dados e visualizar todas as suas notas por meio do sistema sem dificuldades. Não é simples? Entre em contato com a prefeitura de sua cidade e comece a emitir suas notas fiscais eletrônicas para facilitar sua gestão de negócios.

 

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